Электронный журнал «Директор по персоналу»
№2, февраль 2016
Быстрое решение

Управленцам поручили выступить перед руководством компании. Но опыта выступлений у них нет. Как быстро научить?

Чтобы выявить, какие бизнес-процессы оптимизировать и как снизить расходы, руководство компании объявило: для глав подразделений вводится Защита функций*. Нужно выступить перед гендиректором и акционерами, рассказать о структуре подразделения, сотрудниках и их функциях, обозначить, на чем можно сэкономить. Но управленцы стали как один твердить: «Мы не умеем выступать, из-за волнения все завалим!». Гендиректор попросил HR-директора подготовить управленцев к процедуре.
О том, как провести защиту функций, что должны подготовить руководители подразделений к этой процедуре, читайте в № 10, 2015.

Шаг 1. Установите главный лейтмотив выступления, убедите, что подавлять волнение не надо

Задайте вопрос руководителям подразделений: «Какой главный невербальный посыл должен исходить от Вас во время выступления?». Попросите подумать. А чтобы ответ был точнее, предложите собраться еще раз и провести пробное выступление. Поручите кому-то из управленцев подготовить краткую пробную презентацию и выступить перед коллегами. Они увидят, как все происходит.

Как правило, большая часть руководителей не сомневаются: одна из серьезных проблем выступления на Защите функций – волнение. А главный посыл (лейтмотив) можно выразить так: «Я понимаю всю ответственность момента. От моего выступления зависит работа подразделения». Человек, понимающий это, разумеется, будет волноваться. Но подавлять волнение не нужно. Объясните: гендиректор и акционеры должны видеть, что руководитель осознает важность своего выступления, а потому волнуется. Если пытаться бороться с волнением, то оно лишь усилится.

 

Советуйте управленцам не думать о возможных ошибках во время выступления и не прокручивать негативный сценарий
 

Как правило, негативный вариант развития событий человеческое воображение рисует в те моменты, когда предстоит сделать что-то необычное. В нашей статье – это выступление на Защите функций. Руководители подразделений никогда раньше этого не делали, плюс почти все, мягко говоря, не образцовые ораторы. Но сосредотачиваться на ошибках и проговаривать негативные сценарии развития событий значит обрекать себя на провал. Чтобы это не допустить, настоятельно рекомендуйте управленцам представлять, как успешно они выступили, и прокручивать в уме именно такой победный сценарий. Тогда результат будет обнадеживающим.

Шаг 2. Составьте карту действий управленца, обозначив узловые точки его выступления

Речь пока не о подробном плане действий, а лишь о ключевых моментах выступления. Определите их. Обычно это начало, открытие презентации, сам доклад и завершение. Руководителям подразделений важно понять, как вести себя в эти моменты. Обозначьте важные фазы выступления так: подход к экрану и флипчарту – пауза – установление визуальной и эмоциональной связи с помощью приема «дуга»: представление (визитка) – вывод презентации на экран – выступление – пауза – выход из контакта.

Поясните, в чем суть приема «дуга»: надо окинуть взглядом аудиторию слева направо, а потом с первого ряда до последнего. В лицо каждому смотреть не требуется. Визитка – это краткая информация, которую управленец сообщает о себе: имя и фамилию, какое подразделение в подчинении, сколько внутри него отделов и сотрудников. Разъясните, почему важны паузы: руководитель переключается на другую стадию выступления и дает слушателям сделать то же самое.

Шаг 3. Виртуальная тренировка: проговорить вслух всю последовательность действий

Карта действий, которую Вы составили, это «скелет» выступления. Теперь нанизывайте на «скелет» «мясо» – попросите руководителей подробнее расписать последовательность действий и проговорить их вслух. Весь сценарий от начала до конца! Благодаря этому управленцы осознают, как пройдет выступление, морально настроятся, а уровень страха снизится.

Пример

HR-директор составил перечень фраз: «Я вхожу в зал или переговорную», «Подхожу к экрану и флипчарту, поворачиваюсь лицом к гендиректору и акционерам», «Я делаю паузу», «Реализую прием “Дуга” – осматриваю зал и устанавливаю контакт», «Занимаю позу уверенного оратора: одну ногу выставляю чуть вперед (толчковая сзади), центр тяжести смещаю вперед, подбородок слегка приподнят», «Представляюсь – визитка», «Открываю презентацию», «Проговариваю блоки информации, не сопротивляюсь волнению», «Завершив доклад, делаю паузу», «Применяю “дугу”», «Выхожу из контакта». Все это вслух должен проговорить каждый управленец.

 

3 простых упражнения, снижающих стресс и волнение перед публичным выступлением
 

1. Потрясите кисти рук, подвигайте руками. Невропатологи утверждают: упражнение стимулирует работу речевого аппарата, повышает сообразительность.
2. Сядьте на стул, представьте, что Вы генерал в тяжелой шинели. Теперь вспомните, какие физические ощущения появляются у Вас, когда нужно сделать что-то непривычное. В этот момент наклоните голову вперед, сначала поднимите плечи, потом опустите, приподнимите подбородок, выпрямите спину и идите выступать.
​3. 3–5 минут маршируйте на месте, и на каждой руке большим пальцем поочередно дотрагивайтесь до кончиков других пальцев. Так Вы задействуете множество нервных окончаний, которые передают импульсы в мозг и словно отвлекают его от стрессовой ситуации.

Шаг 4. Расслабление: просите руководителей сосредоточиться на своем дыхании

Это нужно для того, чтобы позволить мозгу лучше запомнить последовательность действий, которую проговаривали руководители. Пусть они сконцентрируются на дыхании, слушают, как происходит вдох и выдох. Расслабление замедляет процессы в тех зонах коры головного мозга, которые не участвуют в мысленной тренировке, и активизирует те, которые нужны управленцам для выступления.

Шаг 5. Руководителям надо представить, что смотрят фильм, в котором они киногерои

Поясните, что каждый управленец должен выступить в роли зрителя. Для этого надо прокрутить у себя в голове воображаемый фильм, в котором руководитель подразделения – главный герой. Якобы он прекрасно понимает, что волнует руководство компании, осознает и свои задачи, а потому говорит убедительно. Нужно, чтобы управленец высоко оценивал свой доклад в «фильме», восхищался собой. Так он настроится на успешное выступление.

Шаг 6. Поставьте задачу: погрузиться в свои действия, прочувствовать, как выступать

Иначе говоря, надо не смотреть на себя со стороны, а представить себя в действии, испытать эмоции. Благодаря этому руководители уже пройдут через волнение, а потом будут готовы к подобным переживаниям, смогут регулировать их.

Пример

HR-директор попросил управленцев успокоиться, отстраниться от посторонних мыслей и представить, как проходит их выступление. А именно: как во время доклада руководители поворачивают голову и корпус, как жестикулируют, как у них напрягаются мышцы, голосовые связки. Некоторые руководители позже сказали, что во время погружения в свои действия почувствовали, что у них сбилось дыхание, участился пульс и появилось волнение, как перед настоящим выступлением. HR-директор похвалил этих управленцев – они лучше других включились в воображаемые действия (выступление), как бы пережили то, что им предстоит. Значит, для них это уже не что-то неизвестное, они подготовились к выступлению.