Электронный журнал «Директор по персоналу»
№2, февраль 2016
Оптимизация

Оптимизируем расходы на ДМС: за каждый рубль требуем услугу. Как в кризис не оставить сотрудников без медицинского обслуживания

У некоторых компаний истекает срок действия договора по ДМС, заключенного со страховыми компаниями. Значит, нужно заключать новый договор на следующий календарный год. Что изменить в перечне клиник и медицинских услуг? Подписывать договор с той же страховой компанией или с другой? Ответы на эти вопросы зависят не только от воли и желания HR-службы, а также сотрудников компании. Сейчас, в кризис, гендиректора просят, чтобы Директор по персоналу как-то изловчился и снизил расходы на добровольное медицинское страхование. Но при этом не лишил работников востребованных услуг, которые они получали в клиниках в рамках ДМС. Или, по крайней мере, не допустил увеличения расходов на страхование, несмотря на инфляцию, но при этом увеличил перечень опций. Какой бы невыполнимой или парадоксальной ни казалась эта задача, ее можно решить.

Предоставляйте полный пакет ДМС лишь тем, кто отработал определенное время либо достиг нужных результатов

Это позволит Вам сэкономить. Скажем, тем, кто проработал в компании не менее года, давайте ДМС, которая предусматривает только амбулаторное лечение. Сотрудникам, работающим более двух лет, – стандартный пакет услуг, включающий и стационарную помощь, а старожилам – расширенную программу страхования. Такой подход Вам выгоден, если текучесть сотрудников на первом году работы обычно высокая.

Для подразделений, занимающихся продажами, введите правило: ДМС предоставляется только после того, как сотрудник достигнет определенного уровня продаж. Четко определите, на какую сумму нужно заключить сделок.

Пример

В одной столичной страховой компании установили правило: агента включают в программу ДМС только после того, как он достигнет определенного уровня продаж. В Москве это пять млн рублей, а в Подмосковье и регионах – два с половиной млн. На такой оборот, по статистике компании, сотрудник (даже без опыта!) в состоянии выйти за год. Если новичок выполняет это условие, у него появляется соцпакет, включающий ДМС и скидки на страхование.

Новичкам предоставляйте полный соцпакет после того, как они пройдут испытательный срок, либо через более продолжительный срок. Какой именно, зависит от того, в какой период работы среди новичков текучесть выше всего. Если, к примеру, Вы выяснили, что самый высокий показатель текучести, скажем, 10%, в первый год работы, то включайте в программу ДМС только тех, кто проработал больше года. Экономия составит примерно 100 000 рублей, если бюджет на ДМС равен миллиону рублей.

Новичкам в первый год работы предоставляем стартовый пакет ДМС, в котором меньше клиник

Ольга ЗАБИРА,
Директор по персоналу компании Merz

Мы проанализировали статистику текучести персонала и заметили, что много сотрудников уходят из компании именно в первый год работы (больше, чем во второй и третий). Лишать новичков такого бенефита, как ДМС, мы не стали. Но решили, что предоставим им так называемый стартовый пакет добровольного медицинского страхования, и благодаря этому оптимизируем расходы. Список услуг в стартовом пакете такой же, как и в полноценном пакете, но клиник меньше. Если сотрудник в течение первого года не уйдет из компании, то на второй год работы у него уже будет полноценный пакет ДМС. Такой подход применяем для сотрудников московского региона.

Если оформляли медстраховку на родственников сотрудников, отмените или оставляйте, но не за счет компании

Сначала узнайте, как часто родственники пользовались ДМС. Если окажется, к примеру, что не более чем в 15–20% от общего количества обращений всех сотрудников, можно утверждать, что страховка на родственников не сильно востребована. Если средний возраст сотрудников Вашей компании 30–35 лет, скорее всего, у их супругов есть своя страховка ДМС, которую им выдал их работодатель. Следовательно, если в кризис убрать страховку родственников, большого вреда не будет. Но если сотрудники все же станут просить оставить ее, то оплачивайте ее частично, скажем, 50%, а остальное пусть вносят сотрудники.

Оптимизировали ДМС так, что стоимость не изменилась, а опций стало больше

Елена ЛЕСНЫХ,
Директор по персоналу компании «Инвар»

Мы провели опрос сотрудников, чтобы понять, какие «плюшки» соцпакета, часть которого – ДМС, наиболее привлекательны для наших сотрудников. Ответы проанализировали, и увидели, что ДМС вошло в топ-3 востребованных бенефитов. Затем мы разделили все опции ДМС на значимые и незначимые для сотрудников. В результате поняли, какой пакет услуг привлекателен для них. Потом, когда проводили тендер среди страховых компаний, сопоставляли их базовые программы с нашим желаемым пакетом. В итоге заключили договор о ДМС, предусматривающий больше опций, а размер платежа не повысился. Хотя программы ДМС ежегодно дорожают из-за инфляции.

Обращение в стационары и госпитализацию оплачивайте по факту. Используйте депозит

Иначе говоря, не закладывайте стоимость стационарной помощи и госпитализации в цену ДМС, а оплачивайте эти опции, когда они потребуются. Но сначала убедитесь, что это выгодно. Поступить так советует Людмила АЛАБАРОВА, HR-generalist компании RedSys. Запросите у страховой компании данные о том, как часто сотрудникам оказывалась стационарная помощь или применялась госпитализация в один-два прошлых отчетных периода (год-два). Посчитайте, во сколько эти услуги обошлись по факту. Если окажется, что получившаяся сумма меньше, чем та, которую запрашивает страховая компания за то, чтобы заранее включить эти услуги в пакет ДМС, то лучше оплачивайте их по факту. Иначе говоря, переходите по этим опциям с рисковой системы на депозитную. Сумму, которую Вы фактически платили в предыдущие годы, заложите в качестве плановой в бюджет.

Теперь определите, как Ваша компания будет рассчитываться за стационар и госпитализацию за счет депозита. Можно, к примеру, депозит внести на специальный счет страховой компании. Ежемесячно запрашивать у нее отчет – сколько потрачено, на что и каков остаток. Так Вы сможете и контролировать расходы, и своевременно пополнять счет (если потребуется), сохраняя положительный баланс.

Можно поступить иначе: страховая компания оплачивает госпитализацию и стационарную помощь не автоматически, а по согласованию с Вами. Установите (исходя из прошлых отчетных периодов) сумму, при которой такое согласование требуется. Например, если она превышает определенный ранее максимальный размер затрат на одного сотрудника. Все нюансы пропишите в соглашении со страховщиками.

Пример

HR-служба промышленного холдинга заключила со страховой фирмой договор добровольного медицинского страхования, по которому сотрудникам холдинга оплачивается санаторно-курортное лечение. Установили, что холдинг сразу перечисляет деньги, а страховщик оплачивает медуслуги по запросу от компании, по факту возникновения запроса от компании. Иначе говоря, договор относится к так называемым депозитным соглашениям. Компания перечислила 2 260 000 рублей (страховая премия).

В течение года HR-служба фиксировала, в какой месяц и сколько потрачено на санаторно-курортное лечение. По ее расчетам, денег на депозите хватало. Свой отчет выслала в конце года и страховая компания. Из него следовало, что затраты по страховке (страховая сумма) составили 2 418 200 рублей. Получается, депозита не хватило, и нужно доплатить 158 200 рублей. Это не совпадало с расчетами службы персонала. Директор по персоналу выяснил, в чем дело. Страховая компания включила в список затрат на ДМС расходы на ведение дел. Они и составили 158 200 рублей, или 7% от страховой премии. Страховщики руководствовались структурой тарифной ставки, сформированной по методике Росстрахнадзора (распоряжение от 8 июля 1993 г. № 02-03-36).

Директор по персоналу подготовил претензию. В ней он указал, что страховая премия – это плата именно за страхование, и ничто иное. Кроме того, расходы на ведение дел в размере 7% могут быть включены только в соглашение по рисковым видам страхования, а по депозитным этого нельзя делать. Страховая компания признала претензию объективной, и итоговый отчет был скорректирован.

Не сокращайте список услуг, а внедряйте индивидуальные программы ДМС

Ольга СЕДОВА, 
специалист по работе с персоналом компании Mitsubishi Electric

Во-первых, подумайте над внедрением индивидуальных программ. Скажем, если из статистики посещаемости клиник Вы увидели, что есть сотрудники, которые стабильно посещают конкретные одну-две, то предложите этим сотрудникам такой пакет ДМС, в котором будут только эти медучреждения. Часто такой вариант подходит сотрудницам, которые находятся в отпуске по беременности и уходу за ребенком. Кроме того, можно предложить каждому сотруднику компенсировать 15–20% от стоимости его пакета ДМС. Все равно для работников это выгоднее, чем платить за лечение из своего кошелька.

Договоритесь со страховой компанией о том, что будете платить в рассрочку

Тогда компании, во-первых, не придется сразу отдавать большую сумму – всю годовую стоимость медицинского страхования. Во-вторых, руководство и Вы сможете оперативно реагировать на изменения финансового состояния компании. Например, если оно ухудшится и Вам придется сокращать персонал, Вы сможете урезать пакет услуг по ДМС и снизить расходы на него. Обсудите с финансистами, какой вариант оплаты услуг, оказываемых по договору добровольного медицинского страхования, наиболее приемлем. Чаще всего страховые компании соглашаются, чтобы им платили раз в квартал. Например, за первые два квартала – по 15% от стоимости по договору, а в следующие два квартала – по 35%.

Крайняя мера: сотрудники частично/полностью оплачивают ДМС в рассрочку в течение года

Такой порядок, по мнению Вячеслава ЧУЯНА, экс-Директора по персоналу «Бюллетеня Недвижимости», оправдан, если вынуждают обстоятельства. Приобретите ДМС для сотрудников по корпоративной цене. Для них это выгоднее, чем если бы они сами, как физлица, приобрели страховку. Рассчитайте среднюю стоимость ДМС на одного работника. Тем, у кого стаж больше 3–5 лет, предусмотрите плату ниже этой средней стоимости. Для тех, кто работает меньше года, установите стоимость ДМС выше, чем средняя закупочная цена. Кроме того, позвольте сотрудникам возмещать компании затраты на ДМС не сразу, а в течение года.

Выявите клиники, которые дороже других, но мало востребованы сотрудниками, и исключите из ДМС

Запросите в страховой компании, с которой Вы ранее заключили договор о ДМС, информацию о том, сколько раз сотрудники обращались в каждую из клиник. Проведите также опрос – попросите работников указать, услугами каких медучреждений, включенных в программу добровольного медицинского страхования, они пользовались. Благодаря этому Вы увидите, какие клиники наиболее востребованы сотрудниками. Но это еще не все.


Скачать полную версию анкеты для оценки качества медицинских услуг по ДМС

Посмотрите, сколько стоит каждая клиника, вернее, во сколько она обходится для вас. Если у Вас такой информации нет, запросите ее в страховой компании. Это не секрет, страховщики обычно дают сведения о ценах. Выявите наиболее дорогие пункты – те, услуги которых стоят в среднем больше, чем другие. Теперь сопоставьте данные о количестве посещений клиник с информацией об их стоимости. Выявите те, которые и дорогие, и не очень востребованы сотрудниками вашей компании. Смело исключайте такие клиники из программы ДМС. Благодаря этому Вы снизите ее стоимость.

Пример

В программу ДМС компании включены девять клиник. HR-директор собрал информацию о количестве посещений клиник сотрудниками и стоимости услуг каждой клиники. Получилось, что в трех клиниках цена услуг ниже среднего, и сотрудники обращались 800, 1800 и 2200 раз. В двух других клиниках стоимость на среднем уровне, количество обращений – 1500 и 2800. Есть еще три клиники, в которых стоимость услуг чуть выше среднего, а обращались туда сотрудники соответственно 900, 1800 и 2500 раз. Наконец, осталась еще одна клиника, в которую сотрудники обращались всего 970 раз, а стоимость ее услуг гораздо выше среднего уровня.

Проанализировав данные, HR-директор исключил из программы добровольного медицинского страхования две клиники, в которые сотрудники обращались реже всего – 900 и 970 раз, но стоимость услуг в которых выше среднего уровня. А клинику, в которую сотрудники обращались еще реже – 800 раз, Директор по персоналу решил оставить, так как она не сильно влияет на стоимость пакета ДМС. Стоимость ее услуг ниже среднего.

 

Заключайте договор со страховой компанией не менее чем на год. Сэкономите на взносах
 

Только в том случае, если Вы заключите договор ДМС со страховой компанией на год и более, компания сможет не начислять на сумму премий по этому договору взносы в пенсионный фонд, соцстрах и фонд обязательного медстрахования.

Составьте два перечня – клиник и страховых компаний. Выберите лучшее соотношение «цена – качество»

Сначала составьте список приоритетных для Вас клиник, а затем запросите у разных страховых компаний, сколько будут стоить в каждой из них услуги этих клиник. Как показывает практика, разница в цене на одну и ту же клинику может отличаться в разных страховых компаниях на 15%. Итоговое предложение по ДМС страховая компания формирует именно по расценкам самой дорогой клиники, с которой сотрудничает. И если в вашем перечне медучреждений будет хоть одна дорогая клиника в центре города, то цена договора будет считаться по ней. Между тем дороговизна часто не подразумевает качество.

Поручите брокеру выбрать страховую компанию с наиболее выгодными условиями. Сэкономите 5–10%

 

Как выбрать брокера:
3 правила

 

1. Открытость и прозрачность компании. Это проявляется в том, что компания не прячет своих сотрудников и высших должностных лиц от широкой общественности. Информация о них размещена на сайте.
2. В открытом доступе опубликованы два последних баланса. Изучите их вместе с финансовым директором, чтобы составить представление о стабильности брокера.
3. Компания предоставляет возможность застраховать Ваш счет в страховых компаниях. По желанию может дополнительно застраховать счет на большую, чем стандартная, сумму.

Сторонний специалист потратит на тендер среди страховых компаний не месяц-полтора, как HRменеджер вашей компании, а примерно неделю. Кроме того, брокер лучше разбирается в нюансах рынка страхования, услугах медучреждений. Самое главное, этот специалист не работает на страховую компанию, поэтому у него нет цели как можно дороже продать Вам услуги по ДМС либо предложить конкретную страховую фирму. Как правильно выбрать брокера, читайте на поле справа. За его услуги будете платить Вы, и нужно, чтобы он выполнил задание качественно.

Посмотрите, не уплачивает ли компания с расходов на ДМС налог на прибыль. Не допускайте этого

Налог на прибыль компания уплачивает с таких расходов, если их размер превышает 6% от фонда оплаты труда (абз. 1 и п. 16 ст. 255 НК РФ, письмо Минфина России от 4 июня 2008 г. № 03-03-06/2/65, п. 5 ч. 1 ст. 9 закона от 24 июля 2009 г. №212-ФЗ). С суммы превышения, собственно, налог и уплачивается. Его размер и Вы, и финансовая служба должны включать в расходы на добровольное медицинское страхование.

Чтобы не уплачивать налог на прибыль и, следовательно, не включать его в расходы на ДМС, сделайте так, чтобы они не превышали 6% от ФОТ. Словом, сократите до нужного размера. Тогда Вы сможете учитывать их как расходы на оплату труда. А с них налог на прибыль не уплачивается.

 

Решение для филиалов в регионах: заключить договор не со страховой компанией, а с поликлиникой
 

Такой вариант более выгоден, если филиалы компании находятся в отдаленных и некрупных региональных городах. Откажитесь от договора по оказанию услуг ДМС со страховой компанией и заключите с медучреждением. Словом, прикрепите сотрудников к конкретной клинике. Благодаря этому Вы снизите расходы на ДМС, не ущемив интересы сотрудников. Им удобно посещать медучреждение. Но есть и риски: в клинике может не оказаться нужного специалиста, а деньги уже заплачены. Вероятность, что их вернут, низка.

Уберите из перечня услуг по ДМС опции, которые сотрудники почти не используют

О таких опциях Вы узнаете из статистики посещений медицинских учреждений, которые входят в Вашу программу ДМС, и с помощью опроса персонала. Часто сотрудники не пользуются такими преференциями, как заключения иностранных специалистов, сеансы массажа, медицинское обслуживание в туристических поездках в случае травм. Если в Ваш пакет входят такие услуги, посмотрите, насколько они востребованы. За год ими пользовались всего лишь 15–20 сотрудников (на компанию в 1000 человек)? Смело вычеркивайте непопулярную опцию из пакета медицинских услуг.

Пример

В логистической компании средний возраст сотрудников 25 лет. Директор по персоналу проанализировал, все ли опции, предусмотренные договором добровольного медицинского страхования, используются работниками. Выяснилось, что почти никто не обращается за такими видами медицинских услуг, как подводный массаж, занятия в группах ЛФК, AirFlow в стоматологии, физиотерапия, компьютерная томография (востребована больше магниторезонансная томография). Между тем компания фактически авансом оплачивает по договору ДМС такие услуги. Вероятно, молодым сотрудникам они не требуются.

Когда пришло время заключать новый договор добровольного медицинского страхования, HR-директор убрал из перечня услуг перечисленные выше опции. На высвобожденные за счет этого средства для сотрудников арендовали площадку для игры в волейбол и баскетбол, а также организовали и частично оплатили корпоративное обучение английскому языку.

Включите в услуги консультации у врача-диетолога и компенсируйте сотрудникам питание за счет страховой компании

В договоре со страховой компанией укажите, что диетическое питание относится к категории медицинских услуг, а в список страховых случаев включите такой – «Питание работников в столовых и предприятиях общественного питания».

Затем информируйте сотрудников, что они могут по карте ДМС проконсультироваться у врача-диетолога и пройти обследование, чтобы выяснить, правильно ли они питаются. Наверняка, многие воспользуются такой возможностью, и многим врач-диетолог назначит лечебное или диетическое питание. Запросите результаты обследования у страховой компании.

Чтобы выполнить назначение врача, предложите страховой компании заключить договор с корпоративной столовой. Она, согласно договору, будет предоставлять диетическое питание сотрудникам. А затраты на питание компенсирует страховая компания по договору ДМС. Правда, не всем сотрудникам, а только тем, кто прошел обследование у врача-диетолога и кому он назначил диетическое питание. Им страховая компания станет перечислять компенсацию на банковскую карточку. Из этих средств сотрудники оплатят свои обеды в корпоративной столовой.

По меньшей мере частично Вы компенсируете сотрудникам расходы на питание. Схему, как использовать договор ДМС для компенсации сотрудникам расходов на питание в корпоративной столовой за счет добровольного медицинского страхования, смотрите ниже.

Схема. Как использовать договор ДМС для компенсации сотрудникам расходов на питание

Важные выводы

  1. Просите страховую компанию исключить из ДМС госпитализацию и обращение в стационар. Лучше оплачивать эти услуги по факту. Положите депозит на этот случай. Будет дешевле.
  2. Предоставляйте полный пакет медуслуг не всем. Определите условия, при которых его получает сотрудник. Скажем, если отработает не менее трех лет либо покажет нужные результаты.
  3. Отмените страхование родственников сотрудников за счет компании. В крайнем случае ДМС работников оплачивайте вскладчину с ними. Договоритесь со страховщиком о рассрочке.

 

Какие услуги лучше оплачивать по факту (депозиту), чтобы сэкономить бюджет на ДМС?
лечебное или диетическое питание
стационарную помощь и госпитализацию
все услуги по ДМС нужно перевести на депозит
нужно по депозиту оплачивать не услуги, а те клиники, услуги в которых стоят дороже, чем в других медучреждениях