Электронный журнал «Директор по персоналу»
№3, март 2017
Быстрое решение

Компания поощрила сотрудников дополнительным отпуском. Но установила ограничения. Как это оформить? 2 способа

В феврале поступил крупный заказ. Чтобы его выполнить, сотрудники некоторых подразделений усиленно работали. За это компания решила подарить им дополнительные дни к отпуску – от 2 до 10 дней в зависимости от размера переработок. Но с условием, что эти дни сотрудники отгуляют именно в 2017 году. Если не отгуляют, дни сгорят. Кроме того, если работник уволится, дни в расчет компенсации за неиспользованный отпуск не включаются. Но как это оформить? Есть два способа.

Способ 1. Предоставьте сотрудникам дополнительный оплачиваемый отпуск

Такой отпуск – тоже мера поощрения. Как, скажем, премия, ценный подарок или грамота (ч. вторая ст. 116 ТК РФ). Если сотрудники добровольно поработали сверх графика, компания вправе подарить им дополнительные дни к отпуску. Причем в локальном акте можно прописать условие: если дни не использованы в течение года, они сгорают. А также о том, что при увольнении компенсация за них не положена.

В локальном акте пропишите, кому, за что и сколько дней дополнительного отпуска полагается

Тогда у работников не возникнет вопросов, почему одним Вы дали два или три дня, а другим 10. Четко определите критерии. Не исходите только из должности, стажа и квалификации сотрудника. Учитывайте и вклад в работу по проекту. Предположим, по должности и стажу ведущему специалисту с опытом работы более пяти лет полагаются 10 дней дополнительного отпуска, а младшему специалисту, стаж которого шесть месяцев, – два дня. Но если младший специалист внес существенный вклад в общий результат, скажем, снизил затраты на те или иные работы и при этом повысил производительность команды, то выделите ему больше дней дополнительного отпуска. Предусмотрите такую возможность в коллективном договоре или правилах внутреннего трудового распорядка (образец ниже).

Дополнительный отпуск как меру поощрения не учитывайте в графике отпусков

 

Дополнительные дни отпуска, которые Вы предоставили в качестве поощрения, включите в стаж работы
 

Причем не важно, какой документ предусматривает дополнительный отпуск: Трудовой кодекс, коллективный договор или Правила внутреннего трудового распорядка. В стаж, по которому рассчитывается ежегодный оплачиваемый отпуск, включают время фактической работы и время, когда сотрудник фактически не трудился, но за ним сохранялось место работы или должность. В том числе дни отдыха (ч. первая ст. 121 ТК РФ). Не включается в стаж время, когда сотрудник находился в отпуске по уходу за ребенком, был отстранен от работы или отсутствовал без уважительных причин.

В графике отпусков отразите только те периоды отдыха, которые сотрудники планируют заранее (ст. 123 ТК РФ). Если дополнительный отпуск предоставляете только сейчас в качестве поощрения, запланировать его в конце прошлого года Вы не могли. А значит, и учитывать такой отпуск не нужно. Основанием, чтобы предоставить дополнительные дни отдыха, служит представление непосредственного руководителя и заявление работника. Пусть руководитель попросит предоставить дни отдыха сотруднику за то, что он получил высокий балл по итогам оценки профессиональной деятельности, а также за то, что демонстрирует наилучший уровень квалификации (образец представления о поощрении здесь).

Способ 2. Если Вы официально привлекали сотрудников к сверхурочной работе, предложите им отгулы

Тогда Вы избежите лишних сложностей в оформлении. Правда, столкнетесь с большими ограничениями.

Первое. По закону в качестве компенсации за сверхурочную работу сотрудник может выбрать либо двойную оплату, либо дополнительный день отдыха (отгул) (ст. 153 ТК РФ). Значит, принудить его взять отгул Вы не вправе.

Второе ограничение. Если сотрудник выберет отгул, но не успеет им воспользоваться и решит уволиться, Вы должны компенсировать такой отгул. Сумма компенсации – одинарная дневная ставка за каждый неиспользованный день отдыха (ст. 153 ТК РФ, апелляционные определения Верховного суда Республики Коми от 27 октября 2014 г. по делу № 33–5256/2014 г., Московского городского суда от 24 марта 2014 г. по делу № 33–6565).

Третье ограничение. Вы не можете определять, когда сотрудник вправе пойти в отгул (ст. 8 ТК РФ). По закону работник может взять другой день отдыха за сверхурочную работу в любое время: в другом месяце, в следующем году.